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Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung anmelden

Beschäftigen Sie Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer, müssen Sie diese mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zur Sozialversicherung anmelden. Die Anmeldung umfasst die

• Krankenversicherung,
• Pflegeversicherung,
• Rentenversicherung und
• Arbeitslosenversicherung.

Hinweis: Die gesetzlichen Krankenkassen (Einzugsstellen) ziehen den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein und leiten die einzelnen Teile an die zuständigen Stellen weiter. Bei geringfügigen Beschäftigungen ist die Bundesknappschaft als Träger der Rentenversicherung die Einzugsstelle.

Sie müssen vor allem Beschäftigte anmelden, die gesetzlich in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versichert sind. Sie müssen aber auch Beschäftigte anmelden, die wegen geringfügiger Beschäftigung versicherungsfrei sind. Das sind beispielsweise kurzfristig Beschäftigte, die längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage pro Jahr für Sie arbeiten.

Verfahrensablauf

Sie müssen die Meldungen zur Sozialversicherung und die Beitragsnachweise Ihrer Beschäftigten per Datenfernübertragung oder E-Mail übermitteln. Sie sind verpflichtet, die Meldungen mit maschinell geführten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen oder mit zugelassenen Ausfüllhilfen vorzunehmen.

Hinweis: Eine Übersicht der zugelassenen Programme finden Sie auf den Seiten der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG).

Es gibt zwei Varianten der Software "sv-net" (Sozialversicherung im Internet):

• "sv.net online" für die internetbasierende Online-Anwendung
• "sv.net classic" als Software für PC-Installation

Tipp: Näheres dazu sowie weitere Informationen zum Datenaustausch finden Sie auf den Seiten der ITSG und unter Datenaustausch.

Sie müssen folgende Daten angeben:

• Versicherungsnummer, die vom Rentenversicherungsträger vergeben wird
  Hinweis: Beschäftigte, die noch keine Sozialversicherungsnummer haben, erhalten diese automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung von der Krankenkasse.
• persönliche Daten der Beschäftigen, wie Name und Anschrift
• Grund der Meldung (z.B. Anmeldung wegen Beginn der Beschäftigung oder Beschäftigungszeiten)
• Betriebsnummer des Arbeitgebers
  Diese erhalten Sie von der Agentur für Arbeit.
• Angaben zu
  • Beitragsgruppen
  • Art der Tätigkeit
  • Staatsangehörigkeit

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie den Anteil der Arbeitnehmerin oder des Arbeitsnehmers am Sozialversicherungsbeitrag vom Bruttolohn abziehen und zusammen mit Ihrem Arbeitgeberanteil an die zuständige Einzugsstelle abführen.

Zuständigkeit

• für Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer: die gesetzliche Krankenkasse
• bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen: die Bundesknappschaft

Erforderliche Unterlagen

keine

Frist/Dauer

• für die Meldung über den Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses:
  • innerhalb von sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung
  • sofort, spätestens aber bei dessen Aufnahme bei Personen, die Sie in den folgenden Wirtschaftszweigen beschäftigen:
    • Baugewerbe
    • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
    • Personenbeförderungsgewerbe
    • Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
    • Schaustellergewerbe
    • Unternehmen der Forstwirtschaft
    • Gebäudereinigungsgewerbe
    • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
    • Fleischwirtschaft
  • für die vollständige Meldung: innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsaufnahme

Kosten

keine

Rechtsgrundlage

• §§ 28a bis 28r Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) (Meldepflicht des Arbeitgebers, Gesamtsozialversicherungsbeitrag)
• Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung (DEÜV)